Rozmowa kwalifikacyjna na odległość

Rozmowa kwalifikacyjna na odległośćRozmowa kwalifikacyjna za pomocą narzędzi internetowych, z których najpopularniejszym jest zdecydowanie Skype, może stać się ważnym sposobem weryfikacji kandydatów, jednak należy pamiętać, że ze względu na specyfikę tej formy dialogu, trzeba się do takiej rozmowy odpowiednio przygotować. Paradoksalnie konieczność przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej w wirtualnym świecie dotyczy bardziej rekrutera niż kandydata.

Czy w ogóle?

Podstawowym pytaniem, na które rekruter musi sobie odpowiedzieć, jest to, czy w ogóle włączyć rozmowę kwalifikacyjną przez Skype do arsenału środków używanych w procesie poszukiwania pracowników. Wydaje się to konieczne, jeśli kandydaci nie mieszkają w miejscu rekrutacji i pojawiłyby się problemy logistyczne, jednak istnieją poważne przeciwwskazania dotyczące prowadzenia rekrutacji w tej formie.

Dotyczą one przede wszystkim kwestii związanych z bezpieczeństwem, jako że teoretycznie istnieje ryzyko, że osoba po drugiej stronie nie jest tą, z którą rekruter chciał się spotkać, a sama rozmowa nie jest w pełni kontrolowana przez rekrutera – może przypadkowo nawet dojść do ujawnienia informacji poufnych. Poza tym są jeszcze kwestie techniczne, ale te stosunkowo łatwo dziś jest rozwiązać.

Zalety wykorzystania Skype do prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych

  • Szybkość i bezkolizyjność: rozmowa na Skype może odbyć się prawie wszędzie, jej przygotowanie trwa tylko kilka chwil, kandydat nie musi organizować całego dnia wolnego w pracy (a przynajmniej na pewno nie musi brać dłuższego urlopu, jeśli uczestnictwo w rozmowie wiązałoby się z dalszą podróżą), natomiast rekruterowi łatwiej jest się wycofać, jeśli okaże się, że rozmowa donikąd nie prowadzi.
  • Atrakcyjność formy: to zaleta przede wszystkim dla młodych osób. Rzecz jasna sam stres związany z tradycyjną rozmową kwalifikacyjną bardzo rzadko tłumaczy niepowodzenia kandydata w trakcie rozmowy, natomiast prawda jest, że taka forma rozmowy zaangażuje i zachęci osoby, które mimo niewielkiego wysiłku logistycznego wahają się, czy złożyć dokumenty rekrutacyjne.
  • Elastyczność czasowa: to bodajże najbardziej akcentowana zaleta komunikacji przez internet. Miejsce i czas nie mają wielkiego znaczenia – można umówić się na dowolną godzinę i nie stracić wiele, mogąc obserwować zachowanie kandydata na ekranie. Zwykle bowiem to zgranie czasu i miejsca jest największym problemem, szczególnie dla wielu kandydatów. Rozmowa kwalifikacyjna przez Skype znosi większą część tych ograniczeń.
  • Niskie koszty: jest to widoczne szczególnie w przypadku rekrutacji o zasięgu międzynarodowym. Nawet biorąc pod uwagę, że Polska jest jednym z nielicznych krajów, w których to kandydat musi opłacić dojazd na rozmowę kwalifikacyjną, samo przygotowanie sali już generuje pewne koszty po stronie rekrutera, stąd użycie technologii internetowych może przyjść w sukurs firmowemu budżetowi.

Cztery problematyczne aspekty rozmowy kwalifikacyjnej przez Skype

Mimo że z technicznego punktu widzenia rozmowa przez Skype nie odbiega tak bardzo od ustalonego schematu tête-à-tête, trzeba się do niej właściwie przygotować, szczególną uwagę zwracając na 4 istotne aspekty.

  • Planowanie: obie strony muszą się wymienić ważnymi materiałami. Kandydat musi wysłać aktualne dokumenty rekrutacyjne (czasem wymagają one aktualizacji nawet w trakcie trwania procesu rekrutacyjnego), natomiast rekruter powinien przesłać wszystkie materiały odpowiednio wcześniej, aby kandydat mógł się z nimi zapoznać na spokojnie przed rozmową.
  • Wizerunek: forma rozmowy nie wpływa na konieczność dbałości o biznesowy wizerunek obu stron. Nawet jeśli rozmowa ma charakter swobodny, zarówno kandydat, jak i rekruter powinni wystąpić w oficjalnym stroju, w miejscu umożliwiającym zachowanie powagi sytuacji.
  • Technika: poza wcześniejszym sprawdzeniem sprzętu, warto zadbać także i o to, aby mikrofon nie wyłapywał dźwięków z otoczenia (najłatwiej zainwestować w kierunkowy zamiast dookolnego), a kamera nie uchwyciła pustych filiżanek po kawie albo stosu CV innych kandydatów.
  • Sprawy merytoryczne: rozmowy kwalifikacyjne przez Skype często stanowią jedynie dodatkowy etap rekrutacji i mają formę wstępnego, ogólnego wywiadu, a nie szczegółowej rozmowy. Technicznie rzecz biorąc, nie jest to błędem, zwłaszcza przy obsadzeniu ważniejszych stanowisk, niemniej jednak zadaniem rekrutera jest dopracowanie scenariusza rozmowy – nie może to być po prostu niewnoszące niczego spotkanie. Rozmowa musi mieć merytoryczny cel i to rekruter musi dowiedzieć się, jak go osiągnąć.

Rozmowa kwalifikacyjna przez Skype daje nowe możliwości rozwinięcia procesu rekrutacyjnego, jednak żeby rekruter naprawdę skorzystał na tej formie weryfikacji kandydata, trzeba się odpowiednio do prowadzenia tej formy dialogu przygotować. Mimo tego, że wydaje się to proste, w istocie rozmowy przez Skype wymuszają dość specyficzne podejście oraz wiążą się z koniecznością rozwiązania kilku istotnych problemów.